Betriebliche Audits – Groundhog Day

Alltag

Noch einen schnellen Kaffee auf die Hand, ein Abschiedsküsschen für den Lebensgefährten und Herr Schmidt ist auf dem Weg zu seinem Auto, um die Betriebsbegehung seines Franchisees quartalsweise durchzuführen.

Die Tasche ist mit Kittel, Klemmbrett, Taschenlampe, Handy und Kugelschreiber, sowie sämtlichen Unterlagen gepackt und liegt beim Betreten des Objektes “Mississippi Deli” schwer in der Hand.

Der Gesichtsausdruck seines Franchisees Herr Mayer war in der Vergangenheit ein anderer als Herr Schmidt an der Türe lehnt. “Was ist denn da los? Sie sind so entspannt…, das war in der Vergangenheit ein wenig anders wenn Sie mich gesehen haben”.

“Ich nutze jetzt statt meiner Alibi Zettelwirtschaft ein digitales HACCP Tool, um mir und meinen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen die Dokumentationspflichten einfacher zu machen”, sagte Herr Mayer lässig. “Na dann bin ich mal gespannt was da auf mich zukommt”.

Recap

Bereits drei Tage vor dem Audit ist Herr Schmidt mit der langwierigen Vorbereitung der Betriebsbegehung beschäftigt. Neben der Auswertung und Kommunikation mit seinen Franchisees ist dies der langwierigste und nervigste Prozess. Und dann ist noch der Drucker leer, der Herrn Schmidt die letzten Begehungsprotokolle ausdrucken soll. Und wie sieht es eigentlich mit den ganzen offenen Defiziten aus den letzten Audits aus?

Nach langer Suche in seinem Mailpostfach wird Herr Schmidt fündig. Die Defizitliste aus der vorherigen Begehung im Mississippi Deli hat er gefunden. Aufgrund des ganzen Begehungsstresses, ist zudem untergegangen, dass Herr Mayer noch gar nicht auf die Defizite von vor 11 Woche reagiert hat.

Entnervt, unvorbereitet und desinformiert schaltet Herr Schmidt seinen PC aus und bereitet sich mental bei einem Feierabend Bier auf das morgige Audit im Mississippi Deli vor.

Groundhog Day

“Jedes Mal das Gleiche!”, denkt sich Herr Schmidt. “Meine Tasche wird auch immer schwerer. Die ganzen Sachen an die ich immer denken und die ich mitschleppen muss…. Klemmbrett, Stift, Taschenlampe, Handy, Kittel. Naja, gehört halt zu meinem Job”.

Im Auto zum Mississippi Deli liest Herr Schmidt das letzte Audit nochmal kurz durch, welche Defizite er erfasst hat und was er denn mit Herr Mayer besprochen hatte.

“Jedes Mal das Gleiche! Die Betriebe geben mir keine Antwort auf meine Mails an denen ich Freitags im Büro Tag stundenlang dran sitze und es ist schon so viel Zeit vergangen, dass ich mich selber nicht mehr ans letzte Audit erinnern kann”.

Audit Time

Die Audits von Herrn Schmidt werden immer nach dem gleichen Prinzip durchgeführt. Er fängt an der Warenannahme seiner Delis an und hört bei der Dokumentationsprüfung auf. Ein kleiner Schnack mit den Betriebsleitern und auf zum nächsten Audit. Tag ein, Tag aus….

Die Defizite der letzten Begehung sind leider immer noch nicht von Herr Mayer bearbeitet worden. Wie auch? Der Posteingang von Herr Mayer ist genauso voll wie der von Herr Schmidt, da geht so etwas schon mal unter. Eine merkliche Veränderung gibt es aber vor allem in der Dokumentationsprüfung. Sämtliche Checklisten sind jetzt in einer digitalen Plattform und werden den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen auf einem Tablet angezeigt. Alles gewissenhaft und jeden Tag erledigt. Daumen hoch!

Was immer wieder von den Betriebsleitern, kurz nach einem Audit kommt ist die Frage nach einem vorläufigen Ergebnis. Zwei Wochen auf ein Ergebnis zu warten, darauf hat ja keiner Bock.

Das kann Herr Schmidt jedoch nicht liefern, weil er seine handschriftlichen Blattsammlungen erst noch auswerten muss. Den ganzen Auswertungskrempel erledigt Herr Schmidt immer an seinem Bürotag Freitags, nachdem er sein volles Email Postfach bearbeitet hat.

Der Tag danach…

Als hätte Herr Schmidt an seinem Office Tag mit seinen Mail Anfragen, offenen sonstigen Projekten und seinen Büropflanzen nicht schon genug zu tun: er muß sich auch noch ums Reinschreiben seiner handschriftlichen Zettel kümmern, Fotos manuell von seinem Handy in eine separate Defitizliste einfügen, das Excel Sheet in eine PDF Version ausdrucken, die Ergebnisse in eine separate Liste einfügen und dem Betrieb per Mail den Auditbericht zuschicken, in der Hoffnung dass eine Antwort kommt. Vor der manuellen Jahresauswertung der 35 Betriebe für seinen Chef graut es ihm jetzt schon, das muss doch auch anders gehen!

Flowtify AUDIT

Das tut es auch. Mit dem smarten flowtify AUDIT Tool, welches für eine effiziente Vorbereitung, Durchführung und Auswertung, sowie Nachhaltung betrieblicher Audits sorgt und Herrn Schmidts Nerven schont.

Die Vorteile von flowtify AUDIT liegen auf der Hand:
– Einfache Erstellung, Veröffentlichung und Durchführung und Nachhaltung von jeglicher Art an Audits.
– Freie Definition von KO-Kriterien und individuell Festlegung von Punkten und
Gewichtungen und prozentualen Ergebnissen für umfassende Analysemöglichkeiten.
– Auditergebnisse stehen nach Abschluss sofort online zur Verfügung. Nachbesprechung
vor Ort, inklusive aller Bilder, Anmerkungen etc., optional möglich.
– Die Möglichkeit der Einbindung eines internen Review-Prozess vor der Freigabe eines Auditergebnisses ist möglich.
– Maximale Transparenz aller durchgeführten Audits und Self-Assessments in
einem, mehreren oder allen Betrieben dank sicherem online Zugriff. Intuitive und leistungsstarke Audit App und Web Dashboard Oberfläche.

Audit Vergleichsberichte ermöglichen aussagekräftige Vergleiche auf Basis von
Städte-, Bundesländer-, Länder- oder individuellen Vertriebsregionen.

Auf unserer Website können Sie sämtliche Features, die Vorteile und Mehrwerte unserer Module einsehen. Wir freuen uns natürlich neben einem Besuch unserer Website und Social Media Kanäle “LinkedIn und Instagram” auch über ein persönliches Gespräch. Für den ersten Informationsaustausch können Sie hier einen Rückruf-Termin mit uns buchen.

 Ihr Flowtify Team

Stay safe, wir freuen uns auf die Kontaktaufnahme.

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